Wprowadzenie Unijnego Rozporządzenia o Danych Osobowych zupełnie zmieniło sposób postrzegania prywatnych i firmowych informacji, takich jak PESEL, imię i nazwisko, a nawet adres e-mail lub miejscowość zamieszkania. Obecnie ochronie podlegają wszelkie dane tyczące się konkretnej osoby, a każda firma dokonująca ich przetwarzania jest zobligowana do ich jak najlepszego i najskuteczniejszego zabezpieczenia. Wedle aktualnie obowiązującego prawa, żadna informacja dotycząca danych osobowych nie może znaleźć się w rękach nieupoważnionych do ich zarządzaniem, a za taki czyn odpowiada firma zobligowana do ich zabezpieczenia. Warto zatem odpowiednio wcześniej przygotować się i stworzyć system, który spełni rygorystyczne założenia RODO.
W każdej firmie zajmującej się przetwarzaniem danych na dużą skalę, powinna znajdować się wyznaczona osoba odpowiedzialna za spełnienie obowiązku RODO. Jest to inspektor danych osobowych, który zajmuje się głównie sprawami dotyczącymi danych osobowych. To na nim ciąży odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie danych przed ich wyciekiem, kradzieżą lub przypadkową publikacją w nieodpowiednich mediach.
Inspektor danych osobowych powinien zadbać między innymi o zabezpieczenie nośników danych, takich jak dyski twarde, płyty oraz przenośne pamięci masowe. Najlepszą formą ich ochrony jest szyfrowanie utrwalonych danych długim ciągiem cyfr i znaków lub sprzętowe. Należy także bezwzględnie ograniczyć dostęp do danych osobowych innym pracownikom lub podmiotom i zapewnić tylko niezbędne minimum wymagane do pełnienia konkretnego stanowiska, np. nie przekazywać numeru PESEL osobie, która nie potrzebuje go do wykonania konkretnego działania. Dane przechowywane w formie analogowej, np. w segregatorach lub w teczkach, powinny znajdować się w miejscu niedostępnym dla osób postronnych, np. w sejfach lub pokojach zamykanych na klucz, a ich przekazywaniem powinien zajmować się inspektor danych osobowych.
